Budżet inwestycji w praktyce. Co udało mi się przewidzieć, a co mnie zaskoczyło?

W poprzednim artykule wspomniałam o budżecie inwestycji. Teraz, kiedy budowa jest zakończona, a lokale zostały przekazane, wróciłam do swojego kosztorysu i porównałam założenia z tym, co faktycznie wydarzyło się po drodze.

Bo przygotować budżet to jedno, ale później trzeba jeszcze przejść z nim przez kilkanaście miesięcy budowy, zmian, decyzji, wykonawców, finansowania i sprzedaży.

I właśnie wtedy zaczyna się prawdziwy test kosztorysu.

Finalnie? 

Jeżeli patrzę wyłącznie na koszty budowlane, z uwzględnieniem przyjętej wcześniej rezerwy i pozycji ryzyka, finalny wynik wyszedł około 2,4% powyżej pierwotnych założeń.

Przy całej inwestycji uważam to za naprawdę niewielką różnicę. Ale sama suma niewiele mówi. Dopiero kiedy rozbijam kosztorys na poszczególne działy, zaczyna być widać, jak bardzo jedne pozycje potrafią skompensować drugie.

Fundamenty wyszły niemal dokładnie zgodnie z założeniami — różnica była poniżej 1%. Wykończenie wnętrz również zostało bardzo blisko planu. Konstrukcja przekroczyła natomiast zakładany budżet o około 8%. 

I potem zaczynają się ciekawsze pozycje.

Co przekroczyło budżet najbardziej?

Największym zaskoczeniem wśród prac budowlanych było zagospodarowanie terenu, które finalnie wyszło około 50% powyżej założeń. To już nie jest drobna różnica wynikająca z zaokrągleń w Excelu.

Instalacje elektryczne przekroczyły mój plan o około 20%, wykończenie zewnętrzne o około 16%, a instalacje sanitarne o około 12%.

I właśnie przy takich pozycjach chcę teraz zrobić jeszcze jedną analizę: co wynikało ze wzrostu cen, co ze zmiany zakresu prac, a gdzie po prostu na etapie tworzenia pierwszego kosztorysu czegoś nie doszacowałam.

Bo dla mnie samo stwierdzenie „wyszło 20% drożej” niewiele daje. Ważniejsze jest tylko pytanie: dlaczego?

Jeżeli znam odpowiedź, przy kolejnej inwestycji mogę policzyć tę pozycję lepiej.

Ale nie wszystko wyszło drożej

W drugą stronę działało to dokładnie tak samo.

Dach wyszedł około 25% poniżej zakładanego budżetu, sieci i przyłącza około 32% niżej, a posadzki i izolacje około 35% poniżej planu.

I to jest dobry przykład tego, dlaczego nie warto oceniać kosztorysu po jednej pozycji. Na budowie praktycznie zawsze coś wychodzi drożej. Ale czasem coś innego wychodzi taniej.

Dopiero suma pokazuje, czy budżet rzeczywiście się rozjechał.

Dlatego w kosztorysie zawsze zakładam rezerwę. Nie po to, żeby ją później koniecznie wydać, ale właśnie po to, żeby mieć przestrzeń na rzeczy, których na początku nie da się przewidzieć. W tej inwestycji jedne pozycje mocno przekroczyły plan, inne zakończyły się poniżej założeń i finalnie całość pozostała pod kontrolą.

Koszt budowy to jeszcze nie koszt inwestycji

I tutaj dochodzę do rzeczy, o której moim zdaniem mówi się zdecydowanie za mało. Na szkoleniach deweloperskich dużo rozmawia się o tym, ile kosztuje wybudowanie metra.

Oczywiście jest to ważne. Tylko że koszt budowy nie jest kosztem całej inwestycji.

Ja prowadzę dwa poziomy budżetu. Pierwszy dotyczy samej budowy. Drugi — i dla mnie znacznie ważniejszy — pokazuje całą inwestycję.

Czyli nie tylko wykonawców i materiały, ale również działkę, projekt, nadzór, marketing i sprzedaż, prowadzenie spółki, obsługę prawną, wynagrodzenia oraz finansowanie.

I właśnie te koszty potrafią po cichu zjadać rentowność projektu.

Nie widać ich na elewacji. Nie ma ich w stropie. Nie można zrobić im zdjęcia na Instagramie.

Ale na koniec trzeba je zapłacić dokładnie tak samo jak fakturę za beton.

Marketing — zaplanowałam więcej, niż wykorzystałam

Na marketing i sprzedaż zakładałam budżet odpowiadający mniej więcej 2% wartości całej inwestycji. Ostatecznie nie wykorzystałam całej tej kwoty. I akurat z tego się cieszę.

Sprzedaż zakończyła się wcześniej, niż pierwotnie zakładałam, więc nie było potrzeby uruchamiania wszystkich kanałów marketingowych, które brałam pod uwagę. Sprzedaż prowadziłam samodzielnie, więc w tym przypadku nie ponosiłam dodatkowych kosztów pośrednictwa sprzedażowego.

Podobnie wyglądały koszty obsługi inwestycji — tutaj również zostało trochę środków w stosunku do pierwotnego planu.

I to pokazuje kolejną rzecz: budżet nie powinien być listą kwot, które koniecznie trzeba wydać. To jest limit i narzędzie do zarządzania tylko.

300 tysięcy złotych za kapitał

I teraz jedna z tych pozycji, której nie widać na budowie, ale bardzo dobrze widać ją w Excelu.

Około 300 tys. zł — tyle kosztowało mnie finansowanie tej inwestycji.

Nie mówię tutaj o spłacie samego pożyczonego kapitału.

To koszt jego pozyskania — przede wszystkim odsetki zapłacone bankowi oraz prywatnym inwestorom, którzy finansowali projekt.

I to jest koszt, który warto naprawdę dobrze rozumieć.

Bez zewnętrznego finansowania moja spółka nie byłaby w stanie realizować takich projektów w tej skali. Kapitał kosztuje i dla mnie jest to normalny koszt prowadzenia inwestycji. Ale jego wysokość bardzo mocno zależy od czasu.

Każdy kolejny miesiąc to kolejne odsetki. Dlatego przedłużająca się budowa kosztuje. Ale przedłużająca się sprzedaż również kosztuje.

Jeżeli lokale sprzedają się zgodnie z planem, wraz z postępem inwestycji można stopniowo ograniczać zapotrzebowanie na droższy kapitał zewnętrzny.

Jeżeli sprzedaż zatrzymuje się na kilka dodatkowych miesięcy, finansowanie nadal pracuje.

Tylko że tym razem pracuje przeciwko marży.

Czas inwestycji kosztuje więcej, niż się wydaje

Podobnie jest z kosztami operacyjnymi.

Prowadzenie spółki, księgowość, obsługa prawna, wynagrodzenia, nadzór, administracja — wszystko to kosztuje niezależnie od tego, czy danego dnia na budowie wylewany jest strop, czy czekamy na podpisanie ostatniej umowy.

Dlatego coraz bardziej patrzę na czas inwestycji również jak na pozycję kosztową.

Im dłużej trwa projekt, tym dłużej finansuję nie tylko budowę, ale cały organizm, który ją obsługuje.

Czasami miesiąc opóźnienia wygląda niewinnie w harmonogramie. W Excelu już znacznie mniej.

I właśnie dlatego przy liczeniu rentowności nie patrzę już wyłącznie na koszt budowy, ale również na to, ile miesięcy cały projekt będzie potrzebował finansowania i obsługi.

Co zabieram z tego kosztorysu do kolejnej inwestycji?

Właśnie tworzę budżet kolejnego projektu i mam kolejne własne dane.

Widzę, które założenia zadziałały praktycznie idealnie. Widzę, gdzie zostawiłam za duży zapas. I widzę pozycje, które muszę policzyć od początku, bo poprzedni sposób kalkulacji zwyczajnie się nie sprawdził.

Teraz chcę jeszcze dokładniej rozdzielić trzy rzeczy:

gdzie zmieniły się ceny, gdzie zwiększył się zakres prac, a gdzie to ja czegoś nie przewidziałam.

Bo tak naprawdę dopiero ten ostatni przypadek jest dla mnie błędem w założeniach kosztorysowych..

Dobry kosztorys nie polega na tym, żeby każda pozycja trafiła co do złotówki. Ma pozwolić tak zarządzać całością, żeby nawet jeśli jedne elementy pójdą w górę, inne pozwoliły zachować kontrolę nad całym projektem.

I właśnie tę wiedzę zabieram do kolejnej inwestycji.